Vad är Facility Management (FM)?

Vi reder ut frågan "Vad är Facility Management (FM)?" och förklarar dess innebörd.

Nyttan av Facility Management

Oavsett om det gäller ett litet, medelstort eller stort bolag så finns det alltid nytta av FM-tjänster. Det kan ske via tjänsteleverantörer för en enskild tjänst, Facility Services, eller att alla tjänster levereras via samma tjänsteleverantör, så kallad Integrerad Facility Management. Kortfattat handlar Facility Management om att samordna och styra tjänster som stödjer organisationens kärnverksamhet.

När det gäller begreppet Facility Management så finns ingen exakt och enhetlig definition av begreppet. Flera olika benämningar används inom området med liknande mening såsom Facilities Management, Workplace Experience eller Workplace Management. Begreppet finns globalt i hela världen, men med delvis olika innehåll beroende på historiska och kulturella omständigheter. I denna text kommer begreppet att klargöras och de vanligaste beskrivningarna av området kommer att tas upp. Detta är ett av de områden som Serviceföretaget PIMA erbjuder tjänster inom.

visar upp något på padda - PIMAs facility services

Vad innebär Facility Management?

Facility Management som även förkortas med FM är ett framtidsområde under kraftig tillväxt. FM kan beskrivas som ett professionellt verktyg som samordnar olika delar av företaget med syfte att säkerställa, öka funktionaliteten och bekvämligheten. Då varje enskild verksamhet har olika mål gällande säkerhet och funktionalitet utformas en skräddarsydd lösning utifrån behoven. Allt för att verksamheten ska fungera effektivt.

FM-tjänsterna delas oftast in i två kategorier. De så kallade “hårda tjänsterna” är fastighetsanknutna tjänster och där ingår bland annat fastighetsservice, energioptimering och säkerhet. Den andra delen handlar om de “mjuka tjänsterna” som berör bemannade funktioner såsom lokalvård, reception, posthantering samt administration- och ekonomifunktioner.

Hur tar Facility Management form i praktiken?

När verksamhetens behov och utmaningar har identifierats så utformas aktiviteter som stödjer en organisations verksamhet och den fysiska arbetsplatsen. Själva upplägget för Facility Management kan ta olika form men det huvudsakliga syftet är att system och rutiner för faciliteterna och jobbet fungerar, att människorna på arbetsplatsen trivs.

I den europeiska standarden för Facility Management, EN 15221-1:2006 , förklaras Facility Management enligt följande: integration of processes within an organisation to maintain and develop the agreed services which support and improve the effectiveness of its primary activities

Den svenska SIS standarden SS_EN 15221-1 2006, Facility Management – Termer och definitioner, förklarar Facility Management som; integration av processer inom en organisation för att upprätthålla och utveckla de överenskomna tjänster som stödjer och förbättra effektiviteten hos kärnverksamheten.

Vad är en FM-chef?

En FM-chef även så kallad Facility Manager ansvarar för samordnandet och styrningen av tjänster som stödjer kärnverksamheten. Genom att identifiera utmaningarna för verksamheten tillsammans med beställare, kan en heltäckande tjänst utformas och levereras.

En Facility Manager ansvarar för utveckling, planering, administration och underhåll. Det innefattar bland annat planering av stödfunktioner, säkerhet, inköp, logistik, skatter, redovisning, dagligt underhåll av fastigheten, arbetsmiljön och att införa nya digitala hjälpmedel med syfte att förbättra flöden. Vid Facility Management ses verksamheten ur ett helhetsperspektiv och där har Facility Managern en viktigt roll för att verksamheten ska flyta på.

Istället för att en person i verksamheten ska koordinera alla dessa moment och vara mellanhand kan bördan försvinna genom att anlita en företag som tar om allt. Syftet med Facility Management är att du får flera tjänster men allt samlas på en faktura.

Vad kan PIMA leverera inom Facility Management?

Alla verksamheter har unika behov och PIMAs mål är att leverera förstklassiga tjänster inom FM. Vi levererar anpassade helhetslösningar inom Facility Management med ett utomstående perspektiv som grund. Vår historia som erfaren servicepartner sträcker sig ända till år 1978 då PIMA grundades. Den gedigna erfarenheten har gjort att vi idag nyttjar välarbetade servicemetoder och kan erbjuda en strategisk rådgivning gällande skräddarsydda lösningar för er arbetsplats.

Oavsett om det gäller stödtjänster eller fullständiga lösningar för er verksamhet så utför vi regelmässiga avstämningar genom kvalitetskontroller. Detta gör att du som kund kan släppa ansvaret kring denna del och istället fokusera på kärnverksamheten. Samtidigt som tid frigörs till verksamhetens kärna så kan vi garantera kostnadsbesparingar upp till 20% när vi vår Integrerade Facility Management. När vi ges möjligheten att samordna alla tjänster resulterar det även i en ökad kvalitet.

Olika benämningar

Inom Facility Management finns det flera begrepp som ibland kan blandas ihop eller förväxlas med varandra. Facility Management och Facilities Management används ofta och har lika innebörd. Begreppet har sitt ursprung från USA och 1980-talet. Vi har sammanfattat några av de vanligaste begreppet och dess skillnader:

Facility Services (FS):

Vid Facility Services (FS) används ett verkställande perspektiv där bestämda tjänster utförs. Ett FS-företag tillhandahåller flera tjänster från olika områden. Det kan handla om individuella tjänster som lokalvård, desinfektion av vissa ytor, bemanning av reception, posthantering, påfyllning av kaffe och dryck, kontorsmaterial och vaktmästeri.

Facility Management (FM):

Facility Management syftar till den strategiska ledningen och styrningen av resurser och tjänster som krävs för en facilitet. Ibland tar FM form och kan bedrivas i egen regi eller via tjänsteföretag med både tjänstespecifika eller helhetsleverantörer.

Vid Facility Management även kallad Integrerad Facility Management (IFM) tas en mer övergripande roll där organisering, styrning och utvecklande av funktionerna står i fokus. Genom att ansvaret läggs över på en eller flera personer tar en mer övergripande roll där organisering, styrning och utvecklande av funktionerna står i fokus. Allt för att underlätta samt effektivisera kärnverksamheten och därmed frigöra tid. Du slipper oroa dig över att smarta tal utformas eller att relationerna med energibolag och hyresvärd är i goda händer. Trygga arbetsmiljöer och servicefunktioner utformas på arbetsplatsen. En Facility Manager ansvarar därmed över byggnaden och utrustning men även känslan i byggnaden genom inredning och andra element som i sin tur ska främja produktiviteten.

Intressant läsning om Facility Management

När vi använder begreppet Facility Management (FM) menar vi:

– Att få fastigheter, byggnader, lokaler, utrustning och tjänster att maximalt stödja kärnverksamheten med hjälp av disciplinerna arkitektur, ekonomi, ingenjörs- och beteendevetenskap.

– Att samordna samtliga stödfunktioner för ökad total effektivitet.

– Att koordinera den fysiska arbetsplatsen med människans arbete och organisationens produktiva processer.

Några läsvärda definitioner om Facility Management:

“Facility management is a profession that encompasses multiple disciplines to ensure functionality of the built environment by integrating people, place, process and technology” – IFMA.

”The practice or coordinating the physical workplace with the people and work of the organization; integrates the principles of business administration, architecture, and the behavioral and engineering sciences.”.

”Facility management is responsible for coordinating all efforts related to planning, designing, and managing buildings and their systems, equipment, and furniture to enhance the organizations ability to compete successfully in a rapidly changing world.” – Franklin Becker.

In business, facility management (or facilities management) is the management of buildings and services. The services are sometimes considered to be divided into ”hard services” and ”soft services.” Hard services includes such things as ensuring that a building’s air conditioning is operating efficiently, reliably, safely and legally. Soft services includes such things as ensuring that the building is cleaned properly and regularly or monitoring the performance of contractors (e.g. builders, electricians). – Wikipedia.

Facility Management (FM) ist eine Managementdisziplin, welche die notwendigen Unterstützungs- (Sekundär-) Prozesse des Kerngeschäfts eines Unternehmens vereint. Dabei stehen Arbeitsplatzgestaltung, Werteerhalt und Kapitalrentabilität im Fokus des Facility Managers. Die Richtlinie GEFMA 100-1 definiert den Begriff des FM nach dem Stand von Wissenschaft und Forschung sowie dem Verständnis der mitwirkenden Marktteilnehmer – GEFMA.