3 saker som förenklar din upphandling av lokalvård
En lyckad upphandling av lokalvård påverkar mer än bara budgeten, den påverkar hela verksamhetens kvalitet, arbetsmiljö och varumärke. Genom åren har vi deltagit i många upphandlingar och sett återkommande mönster som ofta gör processen mer komplicerad än nödvändigt, både för upphandlare och anbudsgivare. Här är tre punkter som skulle göra stor skillnad för alla inblandade om de ses över.
1. Tydligare förarbete och kravställning på anbudsaktörer vid upphandling av lokalvård
När en upphandling av lokalvård saknar tydligt urval från början, bjuds både seriösa och oseriösa aktörer in till att lämna ett anbud. Därmed blir det svårare att jämföra förslag på rättvisa grunder och ökar risken för att felaktiga leverantörer väljs.
Utan tydliga krav blir det svårt att säkerställa att leverantören har rätt kompetens och resurser. Det kan leda till kvalitetsbrister, driftproblem, ökade kostnader och en negativ påverkan på arbetsmiljön. En oseriös aktör kan dessutom skada uppdragsgivarens varumärke och skapa förtroendeproblem.
För att undvika dessa problem kan följande krav ställas på anbudsgivare:
- Kollektivavtal: säkerställer rättvisa arbetsvillkor och stabilt samarbete
- Ekonomisk stabilitet: som minimerar risken för leveransproblem
- ISO-certifiering och dokumenterat miljöarbete: garanterar att leverantören följer kvalitets- och hållbarhetsstandarder
- Branschspecifik erfarenhet: för att säkerställa rätt kompetens och förmåga att hantera specifika krav
Genom att ställa dessa krav tidigt skapas bättre förutsättningar för en kvalitativ upphandling av lokalvård. Det blir lättare att utvärdera på rätt grunder och leverantörerna får möjlighet att lämna genomarbetade, långsiktiga förslag.
2. Tydligare och mer balanserade förfrågningsunderlag
Det är vanligt att få upphandlingsunderlag som saknar viktig information eller är sparsam med detaljer såsom ritningar, städfrekvenser eller tydligt beskriver omfattningen. Kraven är ofta höga och exakt städtid för olika ytor ska anges på sekund eller minutnivå. Detta försvårar för anbudsgivaren att lämna realistiska, rättvisa anbud och ökar risken för missförstånd och felaktiga leveranser.
Vad som hade underlättat:
För att effektivisera upphandlingen för alla parter hade nödvändig information behövts tillhandahållas för att kunna skapa ett rättvist anbud, exempelvis:
- Tydliga ritningar: specificerar vilka ytor som omfattas
- Önskade städfrekvenser: för att kunna fördela resurser och tid
- Information om inventarier eller specifika objekt: då det krävs detaljstyrd städning
Vi rekommenderar att upphandlare använder checklistor eller mallar för att strukturera underlagen, gärna digitalt. Det är också värdefullt att vara öppen för förbättringsförslag från anbudsgivare. Då vi som andra aktörer jobbar med detta dagligen, finns det ofta alternativa lösningar som kan ge lika bra eller bättre resultat.
3. Realistiska tidsramar och strukturerad planering vid upphandling av lokalvård
Att pressa fram en upphandling av lokalvård på kort tid ökar risken för sämre beslut. Det blir svårare att utvärdera noggrant, säkerställa rätt leverantör och skapa ett komplett underlag. Det kan leda till forcerade implementeringar och långsiktiga problem.
Vad vi önskar:
Att rimlig tid avsätts för hela upphandlingsprocessen, inklusive:
- Dialog och platsbesök: för att säkerställa att alla behov och krav är korrekt definierade
- Frågeställningar och kompletteringar: att det finns tillräcklig tid för att ställa frågor och få svar på oklarheter, vilket säkerställer att inga detaljer missas och att alla parter är på samma sida
- Tid för beslut: så att alla aktörer får möjlighet att göra välgrundade val
- Realistisk uppstartstid efter avtalssignering: 3–6 månader uppstartstid beroende på uppdragets omfattning, för att säkerställa att alla förberedelser är på plats för en smidig start
Genom att avsätta tillräcklig tid för varje steg skapas trygghet för både upphandlare och leverantörer, vilket ger förutsättningar för en långsiktig, effektiv och framgångsrik leverans från dag ett.
Tillsammans skapar vi en framgångsrik upphandling av lokalvård
Genom att du som upphandlare fokuserar på tydligare kravställning, bättre förfrågningsunderlag och realistiska tidsramar, blir upphandlingen mer effektiv och hållbar. På PIMA har vi lång erfarenhet och expertis inom området och ser gärna att vi blir en relevant partner för framtida upphandlingar. Tillsammans kan vi skapa långsiktiga och framgångsrika lösningar som gynnar både er verksamhet och arbetsmiljön.
