Vad är Facility Management och hur fungerar det?
Facility Management (FM) handlar om att samordna de tjänster som får en arbetsplats och fastighet att fungera i vardagen. Det kan till exempel vara lokalvård, reception, fastighetsservice, säkerhet och energioptimering. Enkelt förklarat innebär Facility Management att någon tar ett samlat ansvar för funktionerna runt kärnverksamheten. Det skapar en välfungerande arbetsplats där medarbetarna kan fokusera på sitt arbete.
Vad ingår i Facility Management?
Facility Management kan se olika ut beroende på verksamhetens storlek, lokaler och behov. För vissa företag handlar det om en enskild servicetjänst, medan andra behöver en helhetslösning där flera funktioner samordnas.
FM-tjänster brukar delas in i två kategorier: hårda och mjuka tjänster.
Hårda FM-tjänster
Hårda tjänster är kopplade till själva fastigheten och de tekniska funktioner som krävs för att den ska fungera.
Det kan exempelvis vara:
- fastighetsservice
- tekniskt underhåll
- energioptimering
- säkerhet
Mjuka FM-tjänster
Mjuka tjänster handlar i större utsträckning om människorna, servicen och upplevelsen på arbetsplatsen.
Det kan exempelvis vara:
- Lokalvård
- Reception
- Posthantering
- Arbetsplatsservice
- Administrativa stödfunktioner
När flera olika FM-tjänster samordnas inom en gemensam lösning brukar det kallas Integrerad Facility Management (IFM).
Ett exempel på Facility Management i praktiken
Tänk dig ett företag med ett större kontor. För att arbetsplatsen ska fungera behövs bland annat lokalvård, reception, fastighetsservice och olika typer av arbetsplatsservice. Om varje tjänst hanteras separat kan det innebära flera leverantörer, kontaktpersoner, avtal och fakturor.
Med Facility Management kan tjänsterna i stället samordnas. Företaget får en tydligare struktur och behöver lägga mindre tid på att koordinera de funktioner som finns runt kärnverksamheten.
Vad gör en Facility Manager?
När flera tjänster ska fungera tillsammans behövs ofta någon som ansvarar för helheten. Det är vanligtvis Facility Managerns uppgift. En Facility Manager planerar, samordnar, följer upp och utvecklar de funktioner som stödjer verksamheten.
Arbetsuppgifterna kan bland annat omfatta:
- Planering och utveckling
- Administration och uppföljning
- Fastighetsunderhåll och säkerhet
- Inköp, logistik och ekonomi
- Arbetsmiljöarbete
- Implementering av digitala verktyg
Exakt vad rollen innebär varierar mellan olika organisationer. Gemensamt är att Facility Managern arbetar för att skapa en fungerande helhet.
Vilka är fördelarna med Facility Management?
Ett välorganiserat Facility Management-arbete kan göra vardagen enklare för både organisationen och medarbetarna.
Några av de viktigaste fördelarna är:
Mindre administration
När flera tjänster samordnas minskar behovet av att hantera olika leverantörer och kontaktpersoner.
Mer tid till kärnverksamheten
Organisationen kan lägga mindre tid på stödfunktioner och mer tid på den egna verksamheten.
Bättre överblick
En samlad lösning gör det enklare att följa upp kvalitet, kostnader och leverans.
En bättre fungerande arbetsplats
När service, lokaler och arbetsmiljö fungerar tillsammans skapas bättre förutsättningar för både trivsel och produktivitet.
Facility Management internt eller med en extern partner?
Facility Management kan hanteras internt eller tillsammans med en extern FM-partner. Att sköta tjänsterna internt kan fungera bra för verksamheter som har rätt kompetens och resurser inom den egna organisationen. Ett annat alternativ är att låta en extern partner ta ansvar för delar av eller hela leveransen.
Med Integrerad Facility Management (IFM) samlas flera tjänster hos samma partner. I stället för att organisationen själv behöver koordinera flera olika leverantörer kan den få:
- En tydlig kontaktpunkt
- Enklare administration
- Samordnade tjänster
- En samlad faktura
- Tydligare uppföljning
Vilken lösning som passar bäst beror på verksamhetens behov, organisation och mål.
Facility Management med PIMA
På PIMA erbjuder vi både enskilda Facility Services och kompletta lösningar inom Integrerad Facility Management.
Eftersom ingen verksamhet är den andra lik börjar vi med att förstå just era behov. Därefter skapar vi en lösning där rätt tjänster kombineras och samordnas. Med erfarenhet sedan 1978 kombinerar vi beprövade arbetssätt med modern teknik och strategisk rådgivning. I våra leveranser arbetar vi bland annat med:
- tydliga kvalitetskrav
- regelbundna uppföljningar
- effektiv samordning
- kontinuerlig utveckling
Målet är att skapa en välfungerande arbetsplats och en enklare vardag, så att ni kan lägga mer tid och energi på er kärnverksamhet.
Behöver ni hjälp med Facility Management?
Behöver ni en enskild servicetjänst eller söker ni en partner som kan ta ett större ansvar för er Facility Management? Vi hjälper er att identifiera behoven och hitta en lösning som passar er verksamhet.
Kontakta PIMA så berättar vi mer om hur vi kan hjälpa er med Facility Management.
