Hur mycket kostar er städning egentligen?
När vi träffar företag som är i behov av att se över sina städkostnader är det vanligt att fokus hamnar på det som syns tydligast: fakturan från leverantören. Samtidigt uppstår det i många organisationer andra kostnader kopplade till städning som inte alltid syns i budgeten. Det handlar ofta om tid för samordning, uppföljning och hantering i vardagen.
Tiden runt omkring
Själva städningen är bara en del av helheten. Runt omkring finns ofta moment som kräver intern tid, till exempel:
- Samordning med leverantör
- Uppföljning av kvalitet
- Hantering av avvikelser eller synpunkter
- Planering vid förändrade behov
Hur mycket tid detta tar varierar mellan verksamheter. För vissa är det marginellt, medan det i andra fall blir en återkommande uppgift varje månad.
Det kan innebära att verksamhetschefer, driftpersonal eller administrativ personal behöver lägga tid på samordning och uppföljning istället för på verksamhetens kärnuppgifter.
Små insatser som blir större över tid
En enskild uppgift, såsom att följa upp ett ärende eller justera ett schema, är i sig sällan tidskrävande.
Men när liknande situationer uppstår löpande kan det sammantaget bli en märkbar del av arbetstiden för exempelvis kontorsansvariga eller verksamhetschefer. Det är inte alltid något som syns i budgeten, men det kan ändå påverka hur resurser används i praktiken och innebära att chefer eller administrativ personal behöver lägga tid på samordning istället för på verksamhetens kärnuppgifter.
När något inte går som planerat
I de flesta samarbeten uppstår ibland situationer som behöver hanteras, det kan handla om missförstånd, förändrade behov eller enstaka brister i utförandet.
Då krävs ofta intern tid för att:
- Identifiera problemet
- Kommunicera med leverantören
- Följa upp att det åtgärdas
Hur ofta detta sker varierar, men det är en del av verkligheten i många organisationer.
Olika sätt att organisera ger olika konsekvenser
Vissa verksamheter väljer att arbeta med flera leverantörer, medan andra samlar fler tjänster hos en aktör. Genom att samla flera tjänster hos en leverantör kan verksamheter ofta skapa tydligare processer, färre kontaktytor och en smidigare samordning. Det kan bidra till ökad effektivitet och minska den interna administrationen över tid.
Ett bredare sätt att se på kostnader
Inom ekonomi pratar man ofta om helhetskostnad, eller Total Cost of Ownership (business concept), alltså att inte bara titta på inköpspris, utan även på kostnader som uppstår runt omkring.
Att inkludera tid för samordning, uppföljning och hantering kan ge en mer komplett bild av vad en tjänst faktiskt innebär.
Frågor att ta med sig
För den som vill förstå sina kostnader bättre kan det vara värdefullt att reflektera över:
- Hur mycket tid lägger vi internt på städrelaterade frågor?
- Vilka roller är involverade?
- Hur ofta behöver vi följa upp eller justera upplägget?
Det finns inga universella svar, men att ställa de här frågorna kan vara ett första steg mot bättre överblick.
På PIMA arbetar vi dagligen med servicelösningar och möter ofta de här frågorna i olika organisationer. Hur man väljer att organisera sina tjänster ser olika ut, men att få en tydligare bild av helheten är ofta ett värdefullt första steg.
Vill ni veta mer om hur olika upplägg kan påverka tid, samordning och interna resurser? Hör gärna av er till oss på PIMA.
